Conseils aux Freelances débutants

Cet article est inspiré d’une série d’articles proposée par le blog Marie//Julien qui date de 2007, mais qui selon moi est toujours d’actu compte tenu de la portée de ces quelques conseils.
Ces conseils ne peuvent qu’être utiles aux freelances qui débutent et qui sont déjà installé (déclarés si vous préférez. Les conseils sont généralisés et issus de différentes sources, personnelles, mais aussi d’expériences multiples à travers le web.

Si vous avez d’autres questions, des précisions à donner ou des expériences à faire partager pour enrichir cet article n’hésitez pas en utilisant les commentaires.

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Félicitations, vous êtes nouvellement Freelance, quelque soit le domaine, vous allez maintenant pouvoir annoncer à toute la famille que vous avez enfin un vrai travail et que votre passion peu vous faire vivre !
Vous avez enfin un statut social plus confortable que le geek ou le bricoleur du coin malgré ce qu’on a pu dire de vous (je généralise, je ne voudrais pas vous froisser).

Et maintenant je fais quoi ?
Où qu’ils sont les clients ? Oo

A l’attaque !!

Oui mais en fait non, pas tout de suite… là tu as terminé la phase administrative, c’est à partir de maintenant que tu es livré à toi-même, et que tu devras assumer et gérer seul chaque problème que tu rencontreras. Être freelance ce n’est pas être un employé sans patron, c’est être un patron sans employé, ce qui fait toute la différence en terme de responsabilité, car il n’y a personne “au dessus” pour récupérer le coup, on ne peut donc s’en vouloir qu’à soi même en cas de pépin. Des problèmes, il y en aura assez, alors autant commencer à éviter les pièges les plus grossiers dès maintenant non ?

A mauvais ouvrier…

Voilà une liste de choses qu’il est indispensable de posséder avant de se lancer à l’assaut de la clientèle (il est même conseillé de s’en munir avant de commencer les démarches administratives, mais pour ceux qui sont déjà enregistrés… trop tard). Il ne s’agit que d’un récapitulatif, s’il vous manque un élément de cette liste retournez à la case départ et remédiez-y au plus vite. (c’est une liste dressée selon mon expérience, elle peut varier selon votre spécialité)

• un site internet
• un nom de domaine sérieux (free.fr, perso.orange ou pire ifrance, passez votre chemin)
• une adresse mail digne de ce nom (c-a-d qui se termine par votre nom de domaine)
• des cartes de visites pro, avec les informations à jour
• un devis type avec délai de validité (le mot “devis” doit apparaitre en toute lettre)
• une facture type faite dans un tableur et prête à être remplie, avec mentions légales, pénalités de retard, calcul automatique de la TVA, MDA et tutti quanti (attention, la mention “facture” est obligatoire, ainsi que vos coordonnées complètes : siret, adresse postale etc…)
• des Conditions Générales de Vente (informations 1, informations 2)
• un contrat de cession des droits type, à adapter pour chaque client

Ceci est à mon avis le minimum requis, sans lequel démarcher un client serait dangereux, car vous seriez obligés de combler les lacunes dans la précipitation, et donc le plus souvent de bâcler le travai et de ruiner votre crédibilité, ce qui génère des ennuis, et donc fait perdre du temps, des clients, et de l’argent… (je ne sais pas si vous me suivez). Donc autant en investir un peu au départ pour en économiser beaucoup ensuite (du temps…).

C’était le premier piège à éviter: partir dans la tourmente sans équipement, tel le touriste attaquant l’Everest en charentaises.

Avant les premier client,… rien

Je dis avant les premiers clients, car le premier client n’est souvent pas dur à trouver (souvent un client dans votre entourage comme votre oncle qui avait besoin de vendre quelques toiles sur le net… Oo), et la plupart du temps c’est ce qui vous a motivé au passage du coté obscur de la déclaration annuelle des bénéfices non-commerciaux (ce qui est un mauvais calcul, mais bon, trop tard ).

Ne paniquez pas si aucun client ne se bouscule à votre porte et profitez de cette absence de contrat pour peaufiner vos outils. Vous pouvez effectuer les vérifications suivantes :

• mon site internet est il bien référencé, ou en tout cas ai-je fait le nécessaire ?
• s’il est en HTML/CSS, est il vraiment compatible tous navigateurs et/ou valide W3C ?
• ai-je effectué les modifications conseillées sur les forums ?
• ai-je distribué mes cartes de visites à assez de clients potentiels ?
• mon book n’aurait-il pas besoin d’être dépoussiéré ou adapté à ma cible ?

Si tout ça est prêt on peut dire que vous avez parfaitement préparé le terrain ! Voilà que vous avez évité le 2eme piège : tourner en rond au lieu de vous investir dans votre entreprise….

Les chevaux de Troie

Oui parce qu’en ce qui concerne la mise de bâton dans les roues, vous allez avoir assez de travail avec des vérifications de votre côté : avez-vous bien construit ce qui va vous servir de base pour démarcher ?

Danger 1 - le site pourri

Le nombre d’infographistes débutants qui ont un site pourri, ou dirons nous plus poliment: “ne répondant pas aux attentes élémentaires de leur profession” ( :p ) est tristement important….
Bien entendu ce n’est pas en lisant ces quelques lignes que vous allez vous dire “mais oui c’est vrai tiens j’ai un site pourri !!”, alors la question se pose : comment savoir ?
Le mieux est de demander des avis, mais attention, pas n’importe lesquels, des avis ciblés. J’entends par là des avis de personnes qui y connaissent quelque chose en webdesign, ce qui exclu la plupart du temps votre copine, votre guilde WoW ou vos grands-parents qui vous encourageront la plupart du temps à continuer dans la mauvaise voie empruntée…
Le meilleur moyen d’obtenir des critiques objectives est de poster sur des forums spécialisés fréquentés par d’autres graphistes comme kob-one, 1dcafe, mediabox, flashxpress, alsacreations…

Bien, le site est bien mis sur un forum, vous avez respectés les conseils ci-dessus, et du coup plein de monde a critiqué votre site mais… il n’y a que des critiques négatives !!
Alors là surtout pas de panique, ce sont des choses qui arrivent. Comme c’est la première fois (peut-être) que vous êtes confrontés à des avis professionnels, il est possible que ça vous fasse un choc car vous ne vous y attendiez pas du tout. Les critiques peuvent aller de “ton site est dégueu’” (rare et peu constructif… mais ça arrive) à “je trouve que ton site ne fait pas assez pro” (plus courant).

Je préfère vous prévenir dès maintenant, la pire des choses à faire à ce moment précis est de vous enflammer et de dire à tout le monde que leur avis ne regarde qu’eux, que votre site est très bien comme ça, que de toutes façons vous êtes un artiste (donc incompris… :p) et que votre site vaut mieux que tous les leurs, fades et sans intérêt.
Gardez en tête que c’est vous qui avez demandé des critiques à la base, donc assumez jusqu’à bout, gardez de la crédibilité pour la suite !

Dans tous les cas, gardez votre calme, et essayez d’analyser les critiques une par une, de les trier, et d’y apporter une réponse pertinente (pas sur le forum, dans votre conception, dans votre site même). Normalement, aucune critique n’est gratuite (en tout cas sur les forums cités plus hauts). Remettez vous en cause (ou plutôt votre travail…), et vous verrez que bien souvent votre site en sortira amélioré !

Il ne faut pas avoir peur de se dire que peut-être n’êtes-vous pas fait pour la création de site Internet. Si vous aviez prévu d’en faire votre métier, autant le savoir maintenant qu’une fois lancé. Si ce n’est qu’un support de communication ça peut tout à fait arriver, infographiste ne veut pas dire webdesigner, et webdesigner ne veut pas dire programmeur. Il n’y a donc pas de honte à ne pas savoir faire correctement quelque chose qui est hors de votre champs de compétences !

Au contraire, bidouiller un truc mal ficelé peut vous desservir plus qu’autre chose. Il vous faut adapter votre site internet à vos compétences, il y a toujours une solution (même plusieurs solutions par problème en général :p) ! Dites vous qu’un client potentiel préfèrera voir un site avec moins de fonctionnalités, mais bien maitrisé, qu’un site blindé d’éléments inutiles et mal agencés.

Voici une liste non exhaustive des solutions que vous pouvez mettre en œuvre pour éviter  ces principaux problèmes :

• Ne faites pas de sites en flash si vous ne maitrisez pas cette technologie. un mauvais site en flash peut être un sérieux handicap: boutons transparents non-inhibés, pas de défilement molette, chargements mal gérés etc.. ça peut vite devenir catastrophique en terme d’ergonomie.
• Si vous ne savez pas programmer en PPH ou ASP, faites appel à un professionnel ou utilisez un CMS comme snews, zenphoto ou un peu plus avancés comme spip, plume, joomla! ou drupal, ou, dernière solution, réduisez les fonctionnalités au minimum et n’utilisez pas de langage de prog.
• Si vous ne savez pas faire de flash, ni de php, ni même de html/css, contentez vous d’un site vraiment simple, essayez de faire ce tuto (ou celui-ci) alsacreations que vous agrémenterez d’un script php de contact ou de news, ou faites un blog pour diffuser du contenu quotidiennement. Si le web n’est pas votre métier, inutile de se plomber avec un site pourri, mettez en avant vos compétences en faisant un site minimaliste mais bien rempli. pensez aux formats alternatifs : si vous êtes plutôt print, proposez un portfolio pdf en téléchargement, si vous faites de la vidéo proposez vos vidéos de démo. dans ces cas là, le site ne contiendra que le minimum : contact, compétences, références et voilà.
• Pensez aux solutions de book comme IDflux, Kob-one, Ultrabook, Praktika
• A moins d’avoir une idée très précise et de pouvoir la réaliser à 100%, ne vous lancez pas dans des folies visuelles ou dans une navigation déjantée. Pensez à votre client final, quelques fois, un site simple et propre, style book en ligne est beaucoup plus à propos qu’un truc totalement disjoncté qui fonctionne mal.
• Si vous n’êtes pas webdesigner vous pouvez envisager d’utiliser un template, mais à ce moment là ne demandez pas d’avis sur les forums, car critiquer un template ne sert pas à grand chose. Ne vous en cachez pas non plus et n’essayez pas de faire croire que c’est vous qui avez réalisé le design, ça ne ferait que vous desservir.
• Oubliez le 90’s style style compteurs, gifs animés etc… tout ça est dépassé ! Il faut vivre avec les évolutions du web

Vous l’aurez compris, il faut essayer de mettre en avant les compétences que vous maitrisez le mieux, inutile de prendre des risques, le client se fout que vous ne soyez pas programmeur, il veut juste voir ce que vous faites.

Danger 2 - le book parachute

Voilà un autre problème récurrent, vous débutez donc votre book n’est pas forcément très rempli. La tentation est grande de racler vos fonds de dossier pour trouver des travaux à mettre dedans. Cette démarche n’est vraiment pas conseillée car elle peut vous desservir plus qu’autre chose. Évitez ces quelques éléments qui desserviront vos compétences :

• les croquis de nus réalisés en cours ou les croquis “coin de table”. Vous pouvez faire figurer ce genre de travaux en annexe pour montrer votre “griffe” mais ne vous en servez pas comme référence “officielle”,
• les tutoriels Photoshop/Illustrator/3dsmax que tout le monde connait (boule aqua, détourage, CD etc…)
• les participations aux concours que l’on trouve à foison sur le web
• les réalisations cheap, genre l’image avec le filtre contour lumineux ou emballage plastique, votre photo décalquée en a-plats sur Illustrator, le taure qui reflète du ciel de bryce etc…

Oui mais quoi mettre du coup ? Des choses personnelles et travaillées, ou des travaux que vous avez exécutés pour des clients. Privilégiez toujours la qualité à la quantité. Une solution très efficace est de répondre “virtuellement” à des appels d’offres de grandes marques (on en trouve sur étapes ou d’autres magazines de graphisme) Répondez au cahiers des charges du mieux que vous pouvez, éclatez vous, proposez des choses nouvelles, mettez-les en situation, faites des déclinaisons, imposez vous des contraintes. C’est un bon moyen de progresser, et ça vous permettra de vous frotter à un vrai cahier des charges. Cette technique est très utilisée dans le milieu de la pub.

Soyez inventifs et originaux, vous en récolterez à coup sûr les fruits, bien plus que si vous aviez rempli votre book de travaux de débutant ou d’obscurs logos de marques inconnues réalisés lors d’un concours quelconque.

Danger 3 - le CV inapproprié

A mon avis un CV ne sert pas à grand chose dans cette profession, car les références et le style sont un CV suffisant, on ne vous demande pas d’être diplômé d’Harvard, mais certains clients ou employeurs le réclament.
Que mettre dedans alors ?

Optez pour le minimum : nom, date de naissance (et votre âge ! Les clients peuvent d’y référer et ils ne prennent pas forcément le temps de calculer votre âge. N’oubliez pas de le mettre à jour par contre !), diplômes et expériences en rapport avec le graphisme, les technologies maitrisées et puis voilà. Oubliez les “logiciels bureautique : word/excel/powerpoint”, les hobbies standards et la cueillette des pommes dans le Var pendant l’été… Oui c’est rarement intéressant pour vos clients. Ne pensez pas au nombre de lignes, pensez efficace ! Toujours la qualité, la quantité n’a pas d’importance ! Oubliez aussi le format A4 avec les puces, et essayez de vous démarquer visuellement.

Employez le mot “maîtrise” à bon escient. Si vous maîtrisez un logiciel, ça veut dire qu’il n’a plus de secret pour vous (ou presque). Mentir ne sert à rien car une fois devant le client il faudra bien gérer son projet, et la sous-traitance imprévue est rarement bien vue…
Fractionnez vos savoirs, par exemple : flash, maitrise de l’animation (ce qui n’implique donc pas que vous soyez un dieu en ActionScript)

Oubliez la photo, ou sa variante en pire : la photo vectorisée ou passée en mode “seuil” pour faire genre je-mets-ma-photo-mais-je-veux-pas-la-montrer-alors-je-rajoute-un-effet-artistique-dessus.

Danger 4 - les concours à truffes

Je ne m’étendrai pas longtemps sur ce sujet, mais en gros voilà ce que l’on peut dire :

• 99,9% des concours que l’on trouve sur Internet n’en sont pas vraiment, mais sont des arnaques (notamment ceux qui exploitent commercialement votre travail)
• un concours, sauf marque ou cause très connue ne donne aucune visibilité dans le milieu professionnel. Quitte à travailler gratuitement, autant répondre virtuellement à des appels d’offres (cf. plus haut danger 3)
• participer à un concours lorsqu’on est professionnel, c’est donner de son temps, donc de son argent à un inconnu. Réfléchissez bien à vos priorités, avez-vous d’abord pensé à votre propre communication, n’avez vous rien de mieux à faire, votre entreprise n’a-t-elle pas besoin de plus d’investissement ?

Les clients arrivent… que faire ?

Nous allons voir dans cette partie que la majorité des pièges que vous pourrez rencontrer dans votre relation avec un client sont très faciles à éviter, mais pourtant nombre de débutants tombent dedans, faute d’avoir pris des précautions élémentaires. Il y a certaines règles auxquelles il ne faut jamais déroger, sans quoi vous ne pourrez vous en prendre qu’à vous même une fois que vous vous serez fait avoir. Le maître mot de cette partie est blindez-vous !

Un pigeon qui se lève tous les matins, dans le milieu de l’infographie, ce pigeon est la plupart du temps le freelance tout frais doté d’un énorme excès de confiance et d’une idée du métier très proche de “tous le monde il est beau, tout le monde il est gentil”, le bon gars ne doutant de rien et prêt à rendre service…

Parallèlement, il y a un grand nombre d’entreprises sans scrupules qui ne fonctionnent que grâce à l’ignorance et à la bonne volonté des freelances débutants en leur faisant avaler n’importe quoi, ne payant jamais les prestations à un prix correct ou ne les payant jamais tout court, tout en pressant les graphistes au maximum faisant miroiter de mirobolantes perspectives, et se séparant ensuite de leur main d’œuvre bon marché une fois celle ci lessivée. C’est dégueulasse mais ce sont souvent les plus grosses boîtes qui ont ce genre de pratique.

Paradoxalement, il n’y a qu’un seul responsable à cet état de fait : le freelance qui ne prend pas ses précautions pour éviter de se faire avoir (ce ne sont certainement ces clients qui s’en voudront…). Nous allons découvrir quelques règles élémentaires pour apprendre à discerner les mauvais clients, et les parades que l’ont peut mettre en œuvre pour les éviter.

Ne pas être catalogué comme pigeon : les pré-requis

Voici déjà la liste des choses qu’il faut obligatoirement faire pour s’éviter le maximum d’ennui :

• établir un devis précis qui stipule le nombre de réunions clients, le nombre de déclinaisons et de variantes pour un même projet, afin d’éviter les modifications à rallonge
• demander un acompte (de l’ordre de 30% du total) en précisant sur le devis que la prestation ne débutera qu’après encaissement de l’acompte, et qu’en cas de contraintes de délais, le décompte des jours se fait lui aussi à partir de l’encaissement de l’acompte. Demander un acompte est tout à fait normal, si le client vous dit qu’il n’a jamais vu ça, fuyez ! (ou expliquez-lui qu’il n’est certainement pas beaucoup sorti de chez lui ces derniers temps… à vous de négocier)
• faites signer et tamponner vos devis !! Un devis signé (au moins) et tamponné (si possible) sera la meilleure preuve de votre bonne foi en cas d’impayé ou de litige sur la nature de la prestation (même si ça n’est pas la seule).
• ne laissez aucune pièce, maquette ou croquis chez le client sans lui avoir fait signé et tamponné une copie stipulant “vu tel jour”, cela vous évitera de vous faire piquer vos idées sans pouvoir le prouver.
• au cas où votre prestation comprend la cession des fichiers sources, ne les livrez qu’après encaissement du montant total de la prestation !
• envoyez le contrat de cession des droits qu’à l’encaissement de la somme totale de la prestation
• ne faites pas la bêtise de vous brader ou de faire varier vos prix au gré des négociations, vous serez immédiatement catalogué comme pigeon facile à manipuler, et surtout vous ne pourrez plus rester crédible face à un client quant à la justification de vos tarifs.

Comme vous pouvez le constater, ça n’est pas très difficile. Se tenir à ces règles de base vous évitera les problèmes les plus courants rencontrés avec un client. Nous allons voir maintenant comment reconnaître un mauvais client, et comment les règles ci-dessus peuvent vous aider en pratique.

Le client pénible, des signes avant-coureurs existent

Bien souvent, un client pas fiable est assez facile à débusquer, car il vous demande une tonne de garanties et de choses à faire avant même de s’engager lui-même. Voici quelques signes avant coureur qu’il faut apprendre à reconnaitre pour ne pas devenir le pigeon idéal (attention, ces signes ne révèlent pas forcement un mauvais client, il ne faut pas généraliser, mais c’est bien souvent le cas). Si cela arrivait, présentez simplement vos conditions avec diplomatie en expliquant comment vous fonctionnez (comment fonctionnent ou devraient fonctionner tous les freelances) comme nous l’avons vu au dessus.

Vous verrez qu’il y a une réponse évidente qui vous évitera les plans galères à chaque fois. Certaines de ces réponses entraineront la fuite du client, le client potentiel ne vous rappellera donc plus, ne vous en faites pas pour ça et dites vous que vous n’avez pas perdu un client mais au contraire évité des ennuis.

• cas type : nous sommes super pressé et la livraison de la prestation ne doit souffrir d’aucun délai.
  Votre réponse : “Pas de problèmes, je peux vous livrer en X jours après encaissement de l’acompte, moyennant un supplément de Y% pour vous faire passer avant les autres prestations que j’ai en cours”
  Résultat : soit le client est vraiment pressé et l’acompte vous sera versé sans délai, soit c’était un effet d’annonce et le client n’est pas si pressé que ça, et à ce moment là, vous aurez évité une pression inutile. Il faut savoir que le coup du client pressé est un grand classique…
• cas type : “Vous me faites un super prix et je vous ferai travailler sur tous les projets suivants”
  Votre réponse : “pas de problèmes (vous n’en avez jamais avec vos clients ;)), envoyez moi votre contrat d’exclusivité afin que je l’étudie et vous donne ma réponse dans les plus brefs délais.”
  Résultat : Soit le client voulait vraiment vous donner plusieurs prestations à réaliser (mais c’est rare s’il n’a jamais travaillé avec vous) et à ce moment là vous fournit un contrat d’exclusivité, soit c’était un bobard, et alors le contrat posera problème, preuve qu’il n’a jamais compté vous faire travailler plus tard (encore un souci évité).
• cas type : “Nous sommes une petite structure avec un budget restreint”
  Votre réponse : “Je comprends parfaitement votre problématique étant moi-même une petite structure, c’est pour cela que mes prix seront ajustés le mieux possible à la prestation que vous me demanderez de réaliser”
  Résultat : Le client comprend que vos prix ne sont pas donnés au hasard, et qu’il est sûrement une entreprise plus importante que la votre (ce qui n’est pas dur si vous êtes en entreprise individuelle).
• cas type : “Donnez nous une maquette pour voir ce que vous pouvez faire sur notre projet”
  Votre réponse : “Désolé mais j’ai d’autres clients et je n’ai peux pas me permettre de m’investir gratuitement pour votre projet, je peux cependant vous envoyer si vous le souhaitez un devis concernant les maquettes”
  Résultat : Comme d’habitude, un client honnête comprendra, alors que le client qui voulait vous piquer vos maquettes et avoir du travail gratuit ne vous rappellera sans doute jamais.

Si le client vous sort un de ces bobards, méfiance. Quoiqu’il en soit, n’oubliez pas qu’il vaut mieux vous séparer d’un client qui ne semble pas correct que de travailler gratuitement. Vous gagnerez certainement plus de temps à chercher le bon client qu’à accepter n’importe quoi.

En règle générale, ayez du bon sens et essayez d’inverser les rôles pour voir si ce que vous affirme un client est logique. Vous prêterait-il de la marchandise gratuitement ? Vous accorderait-il un prix sur sa marchandise en échange de votre volonté d’en acheter davantage plus tard ? Vous livrerait-il un objet sans que vous ayez donné un acompte, ou même payé la totalité de cet objet ?

En cas de gros contrat, renseignez-vous sur l’entreprise qui fait appel à vos services, et n’hésitez pas à protéger votre travail à l’INPI en achetant une enveloppe Soleau.

La meilleure façon d’éviter un client bancal et de dégager une image de sérieux, et non de “petit rigolo qui débarque et qui n’a pas de clients”. Soyez carrés, ne vous bradez pas, c’est la pire chose à faire. Prenez du temps pour évaluer le coût le plus approprié sur le devis, et tenez vous à ce prix !! Si vous baissez le prix fixé au départ, le client vous prendra avec raison pour un rigolo ou un arnaqueur.

Si le client trouve votre prix trop cher, enlevez des éléments de la prestation pour baisser le prix d’autant. Sur un devis détaillé, cette opération est très facile à réaliser, et le client voit très bien ce qui fait le prix de votre prestation, et comprend qu’un tarif plus bas entraine forcement une diminution du travail.
RESTEZ LOGIQUE !

Et si avec ces précautions le client ne paye pas ?

Et bien c’est simple, si vous avez vraiment pris toutes les précautions citées ci-dessus, vous avez en main toutes les cartes pour faire valoir vos droits très facilement, à peu de frais.

En cas d’impayé, n’attendez pas, envoyez une lettre de relance avec accusé de réception dès que le délai de paiement est dépassé, en soulignant que des pénalités de retard s’appliquent à partir de maintenant, et que tant que la totalité de la somme ne vous a pas été versée, vos œuvres vous appartiennent toujours, que les utiliser est un acte de contrefaçon puni de 3 ans d’emprisonnement et de 300 000€ d’amende et… et ce sera déjà pas mal. Précisez de quelle facture il s’agit (n° de pièce à l’appui).

Deux semaines plus tard, envoyez une autre lettre recommandée intitulée “mise en demeure” et reprenant le contenu de la 1ere. Si vous n’avez aucune réponse dans les 2 semaines suivantes, adressez-vous au tribunal compétent (qui dépend du statut de votre client) pour demander au juge de prononcer une injonction de payer.

Une injonction de payer peut entrainer une saisie des biens de l’entreprise, donc la plupart du temps, ça fait réfléchir. C’est le meilleur remède contre les clients ayant systématiquement recours aux impayés car n’ayant jamais été inquiétés par les débutants qu’ils arnaquent.

Source : http://www.mariejulien.com/